What‘s new in COSIMA 8.5

What‘s new in COSIMA 8.5

Vereinfachte Wartung, bessere Usability, mehr Teamwork – das anstehende COSIMA-Release verspricht eine deutlich effizientere Verarbeitung, Nutzung und Verteilung von Informationen. Das Ergebnis für Anwender: noch mehr automatisierte Prozesse und noch reibungslosere teamübergreifende Zusammenarbeit.

„Von der Dokumentation zur Information“ – so heißt der Trend, der sich in der Technischen Dokumentation seit einiger Zeit abzeichnet. Nicht mehr bloße Ansammlungen von Daten sind gefragt, sondern Informationen, die gezielt auffindbar, jederzeit gerätespezifisch verfügbar sind und von Maschinen und Systemen intelligent genutzt werden können.

Ein Beispiel für den smarten Einsatz von Informationen gibt es im neuen COSIMA-Release: Aus redaktionell erfassten Wartungsinformationen, z.B. in Handlungsanweisungen, erzeugt COSIMA bei der Publikation einer Anleitung (im Format PDF, Online-Hilfe oder in ein Content Delivery Portal wie TopicPilot) automatisch eine Übersichtstabelle der Wartungstätigkeiten mit den jeweiligen Wartungsintervallen.

Diese von COSIMA intelligent aufbereiteten Informationen erleichtern den Servicetechnikern die Arbeit, denn die einzelnen Wartungsschritte sind direkt mit den zugehörigen Handlungsanweisungen in COSIMA verlinkt. Die erforderlichen Tätigkeiten sind so schnell auffindbar und unterstützen den qualitätsgesicherten Wartungsprozess. Checkboxen zeigen, welche Wartungstätigkeiten im jeweiligen Wartungsintervall zu tun sind und können direkt abgearbeitet werden. Mit der neuen COSIMA-Version werden diese Wartungstabellen jetzt noch flexibler automatisch generiert, so kann etwa die Dauer einer Tätigkeit variabel angegeben werden.

Mehr zum Thema Wartung gibt es im Interview zum DOCUFY Maintenance Manager.

Informationsaustausch über Web-Editor

Und noch eine Neuigkeit zum Thema „Informationen verteilen“: Häufig kommt es vor, dass Konstrukteure oder Produktmanager wichtige Informationen für die Technische Dokumentation bereitstellen, dabei aber keinen eigenen Zugriff auf den COSIMA Rich Client haben. COSIMA 8.5 stellt genau dafür einen in die COSIMA-Webanwendung COIN integrierten Editor zur Verfügung, mit dessen Hilfe Informationslieferanten alle benötigten Daten in COSIMA hinterlegen können. Der Clou dabei: Diese Gelegenheitsnutzer können ohne eigene Installation eines Rich Client mit dem einfach zu bedienenden Web Client arbeiten. Dabei generieren sie automatisch, ohne es zu bemerken Inhalte im Format XML, das Redakteure unmittelbar und problemlos in COSIMA weiterverarbeiten können.

Der Inforamationslieferant arbeitet ohne XML im Web-Editor

Inhalte aus Word und Excel einfügen

Kopieren und Einfügen leicht gemacht: Mit dem neuen COSIMA-Release können Inhalte aus Office-Dokumenten wie Word und Excel noch einfacher übernommen werden. Die passenden XML-Strukturen werden beim Einfügen in COSIMA intelligent generiert, sodass Redakteure diese Strukturen nicht selbst aufbauen müssen.

Inhalte aus Word in COSIMA einfügen

Klassifikationen pro Abteilung zuordnen und bearbeiten

Aus einfachen Informationen intelligente Informationen zu machen, heißt, sie mit Metadaten anzureichern. In COSIMA funktioniert das u.a. über Gültigkeiten aus hierarchischen Domänen. Diese lassen sich jetzt einzelnen Abteilungen bzw. Projekten zuordnen, so dass Informationsarchitekten nur die Domänen bearbeiten können, für die sie verantwortlich sind. Und Redakteure können nur die Domänen sehen, die für ihre Dokumente und Module relevant sind.

Abteilungen für Domänen freischalten

IGEL-Grafiken automatisch CI– und CD-konform erstellen

Mit dem Grafik-Tool IGEL können Bilder in COSIMA einfach und schnell ohne gesondertes Grafikprogramm mit Positionsnummern versehen werden. Manchmal ist die Versuchung vielleicht groß, sich zur Erläuterung eines Sachverhalts in einer sehr bunten Grafik auszutoben. Damit Redakteure automatisch CD-konform arbeiten, lassen sich jetztin IGEL Farben und weitere Gestaltungsmöglichkeiten entsprechend dem Corporate Design des Unternehmens vorgeben.

COSIMA kennenlernen

Sie sind noch kein COSIMA-Anwender? Dann laden wir Sie herzlich zu unserer Tool-Präsentation im Rahmen der tekom Jahrestagung ein!

Wann: 03. November 2020

Wo: In der App zur tekom-Jahrestagung

Und für alle, die neu mit COSIMA arbeiten und ihre Kenntnisse vertiefen möchten, bieten wir das zweitägige Online-Training COSIMA go! Getting started an. Jetzt anmelden!

Noch Fragen zum Produkt?

Wir helfen Ihnen gerne weiter! Schreiben Sie uns unter vertrieb@docufy.de

Mit COSIMA und DOCUFY Layouter in die intelligente Informationswelt Unser Ziel ist es, die tägliche Arbeit mit unseren Softwarelösungen zu vereinfachen und Prozesse sinnvoll zu automatisieren. Gleichzeitig möchten wir Unternehmen den Weg ins Zeitalter von Digitalisierung und Industrie 4.0 ebnen. Denn diese stehen vor großen Herausforderungen: Standardisierte, in großen Mengen produzierte Erzeugnisse werden durch individuell konfigurierte Produkte abgelöst. Dadurch wird die Organisation von Informationen zunehmend mühsamer. Unsere Softwarelösungen definieren einen Informationsraum, der es erlaubt, einzelne Informationseinheiten und deren Varianten exakt zu adressieren. Produktspezifische Informationen können in COSIMA ad hoc und automatisiert erstellt und mit TopicPilot in verschiedene Medien publiziert werden. So können Unternehmen sicher sein, dass sie mit COSIMA auch bei einer hohen Variantenvielfalt weiterhin effizient und rechtskonform arbeiten und gerüstet sind für die Herausforderungen von Digitalisierung und Industrie 4.0.

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Melanie Kunas

Melanie Kunas studierte Anglistik und Germanistik in Köln. Sie arbeitet seit 2015 als Mitarbeiterin im Marketing für DOCUFY.

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