So war das erste Digitale DOCUFY Anwendertreffen 2020

So war das erste Digitale DOCUFY Anwendertreffen 2020

Einmal tief durchatmen – es ist geschafft: Das erste Digitale DOCUFY Anwendertreffen 2020. Und wir sind noch immer ganz überwältigt von den vielen neuen Eindrücken! Aber ganz von vorne, wie ging alles los?

März 2020 – Das Corona-Virus hat die ganze Welt im Griff, immer mehr Regierungen beschließen den Lockdown. Als Deutschland die Schulen schließt, gehen auch die DOCUFY-Mitarbeiter ins Homeoffice, wie lange alles dauern wird, ist unklar. Wenig später sagt die tekom (und auch alle sonstigen Veranstalter) ihre Frühjahrstagung ab, und wir verabschieden uns so langsam von der Hoffnung, unser Anwendertreffen wie gewohnt in Bamberg stattfinden zu lassen. Ade Präsenz-Trainings, Ade Konferenz, Ade Spezial Keller, Ade Stadtführungen! ☹

Anwendertreffen goes online

Aber besondere Zeiten erfordern eben besondere Maßnahmen. Anstatt den letzten Jahren nachzutrauen, steckten wir daher unsere ganze Energie in die Planung unseres Ersten Digitalen DOCUFY Anwendertreffen. Dabei bewegten uns viele Fragen:

  • Ist das für unsere Kunden überhaupt interessant oder ist der direkte Austausch mit den anderen Anwendern und den DOCUFY-Kollegen nicht zu ersetzen?
  • In welcher Form können wir unsere vielfältigen Trainings anbieten?
  • Welches Tool kann alle Anforderungen abbilden?
  • Wie bringen wir das Bamberg-Gefühl zu unseren Teilnehmern?
  • Was gibt’s zum Mittagessen? 😊
  • Uvm.

Schnell war klar, dass wir das geplante Präsenz-Programm nicht 1:1 online abbilden können. Ein siebenstündiger Konferenztag vor dem PC ist undenkbar. Schwierig auch die Vorstellung, Testumgebungen unserer Software auf den Rechnern unserer Kunden für die Intensivtrainings so zu installieren, dass wir den Bedürfnissen aller Teilnehmer gerecht werden und gleichzeitig ausreichend Seminar-Plätze anbieten können. Darum komprimierten wir das Vortragsprogramm für die Konferenz und entschlossen uns bei den Online-Seminaren den Fokus auf neue Features, den praktischen Umgang mit der Software und das Vermitteln von Tipps & Tricks zu legen.

Die Resonanz auf unsere Einladung war großartig. 150 TeilnehmerInnen bei der Konferenz und alle Online-Seminare ausgebucht! Das hatten wir nicht erwartet! Jetzt gab es also kein Zurück mehr und die Planungen gingen in die heiße Phase über: Feilen an den Präsentationen, Proben der Vorträge, Technisches Setup der Räumlichkeiten (inklusive Erbarbeiten eines Hygienekonzepts und Einhaltung der Abstandsregeln), Einführung und Einarbeitung in die Online-Meeting-Software GoToMeeting….

Päckchen packen – Nicht nur zur Stärkung des lokalen Handels

Auch wenn niemand persönlich anreisen konnte, ein kleines Geschenk für unsere Konferenzteilnehmer durfte nicht fehlen. Wir wollten Ihnen wenigstens ein kleines Stück Bamberg nach Hause schicken und gleichzeitig die lokalen Händler ein wenig unterstützen. Also packten wir Päckchen und bestückten sie mit Kaffee von der Bamberger Rösterei adesse, bezogen über die Bamberger Lebenshilfe, Taschen von Karo 18, einem kleinen Ladencafé in der Bamberger Innenstadt und Knuspermalz von der Bamberger Mälzerei Weyermann.

Die DOCUFY-Versandstation – Ein Stück Bamberg für unsere Konferenzteilnehmer

Und los geht’s: Die Seminartage

Und dann war es schon soweit: Aufgeregt und viel zu früh saß das Organisationsteam (Marketing, IT, Trainer, Co-Moderatoren und Mitarbeiter der Academy) am ersten Tag des Digitalen Anwendertreffen bereit und fieberte den ersten Online-Seminaren entgegen. Die vielen Vorbereitungen hatten sich gelohnt – alles hat geklappt: Die Verbindung stand, die Teilnehmer erschienen alle pünktlich, die Trainer waren bestens vorbereitet und die KundInnen sehr zufrieden. Darum konnten wir Seminartag zwei mit angemessener Ruhe und Unaufgeregtheit angehen. Zwischen 9 und 16 Uhr hielten unsere Trainer auch am 20. Mai vier ausgebuchte Seminare ab, zeigten neue Features, Tipps & Tricks zur Software, beantworteten Fragen, leiteten Diskussionen.  Für uns waren es zwei gelungene Seminartage und erste Feedbackmeldungen zeigen uns, dass wir auch die Erwartungen unserer Kunden erfüllen konnten.

AWT ON AIR – Damit unsere Teilnehmer ungestört zuhören können

3,2,1 online: Die Anwenderkonferenz

Der Tag der Konferenz begann ebenfalls in den frühen Morgenstunden: Desinfektionsrundgänge, Referentenplatz einrichten und ausleuchten, Kamera, Mikros testen, Präsentationen prüfen, letzte Moderations-Absprachen. Die Referenten sind bestens vorbereitet, der Kaffee schmeckt, das Frühstücksbuffetsteht bereit. Es kann also losgehen. Im Übertragungsraum dürfen sich aus Gründen des Social Distancing nur drei Personen aufhalten: Der Referent, der Moderator und ein Kollege aus der IT, der die Technik absichert. Die Übrigen schleichen durch die Büroräume und Flure und drücken vor der Großbildübertragung die Daumen. Ab 8:45 Uhr tröpfeln die ersten Teilnehmer in den virtuellen Konferenzraum ein und dann geht es Schlag auf Schlag. Bis zu 222 Teilnehmer waren gleichzeitig online und lauschten den Vorträgen zu COSIMA, DOCUFY Layouter, TopicPilot und DOCUFY CAx Quality Manager. Unsere Kunden haben die Chatfunktion rege genutzt und wir sind froh, dass wir Fragerunden dank der eloquenten „Übersetzung“ unseres Moderators auch in unserer digitalen Version der Konferenz abbilden konnten.

Live aus dem Studio – Unsere Referentenplätze

Die persönlichen Gespräche und Diskussionen haben wir natürlich schmerzlich vermisst, wir hätten Sie gerne zu einer unterirdischen Stadtführung mitgenommen und auf dem Bamberger Bierkeller mit Ihnen angestoßen (das Wetter wäre herrlich gewesen)! Die Live-Umfrage im Anschluss an die Konferenz hat uns gezeigt: auch eine Mehrheit von 77 % unserer Kunden wäre lieber persönlich anwesend.

Wir hoffen dennoch, dass sich die Teilnahme für unsere Kunden gelohnt hat und wir mit unserer Online-Premiere eine spannende Alternative anbieten konnten.

Nächstes Jahr sehen wir uns hoffentlich wieder persönlich, beim 12. DOCUFY Anwendertreffen 2021 vom 21. bis 23. Juni 2021 in Bamberg!

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Melanie Kunas

Melanie Kunas studierte Anglistik und Germanistik in Köln. Sie arbeitet seit 2015 als Mitarbeiterin im Marketing für DOCUFY.

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