Ein Blick hinter die Kulissen der DOCUFY Academy

Ein Blick hinter die Kulissen der DOCUFY Academy

Die DOCUFY Academy – was ist das?

Als ich vor etwa einem Jahr gehört habe, dass ich auf dem Anwendertreffen 2016 die DOCUFY Academy vorstellen soll, dachte ich sofort: Academy? Welche Academy? Bis jetzt ist da noch nichts… und in einem halben Jahr ein komplett neues Schulungsangebot aus dem Boden stampfen…? Aber dann wurde alles schnell viel konkreter. Die Absprachen mit den Produktmanagern liefen, die neue Website stand kurz vor dem Launch und auch  die Inhalte der neuen Trainings kristallisierten sich immer deutlicher heraus.

Klar war, dass in wenigen Monaten kein perfektes und komplettes Trainingsangebot entstehen würde. Aber bekanntlich kommt man nur zum Ziel, wenn man einen Schritt nach dem anderen macht: Den ersten, dann den zweiten, dann… Und das Ziel? Das ist und bleibt die Motivation, Sie, unsere Kunden und Interessenten, mit durchdachten, sorgfältig ausgewählten und praxisbezogenen Informationen zu versorgen. Und so sicherzustellen, dass auf Ihrem Weg zur besseren, aktuelleren und zukunftsfähigeren (Multi-Level-)Dokumentation alles glatt läuft.

Rückblick

Wie war das nochmal vor der Academy-Zeit? Wir hatten ein schmales Basisprogramm mit einer regelmäßigen COSIMA-Testschulung, einer Einführung in DOCUFY Machine Safety sowie einer speziellen Scripting-Schulung. Das war’s. Das musste geändert werden, denn in unseren Informationssystemen und vor allem in den Köpfen unserer Mitarbeiter steckt sehr viel Know-how, und das wollen wir unbedingt an den Mann und an die Frau bringen!

Heiße Zeit vor dem Anwendertreffen 2016

Im April und Mai 2016 liefen die Vorbereitungen dann auf Hochtouren: Wie sollen sich die neuen Trainings auf der ebenfalls frisch gelaunchten, komplett umgestalteten Website präsentieren? Welche Mission verfolgen wir mit der Academy? Wie schaffen wir es, dass der Wissensbedarf unserer Kunden mit dem angebotenen Content harmoniert und dass jeder Trainingsteilnehmer den maximalen Nutzen für sich herausholen kann? Wie sollen wir den Rahmen unserer Trainings gestalten, damit unsere Gäste nicht nur des „nackten Wissens“ wegen zu uns kommen, sondern jedem Training bei uns mit Freude entgegen sehen?

„…und jedem Anfang wohnt ein Zauber inne…“ *)

Auf dem Anwendertreffen selbst kam dann mein persönlicher Höhepunkt im Werden der Academy: Während der Vorstellung des neuen Angebots vor einem großen Publikum wurde mir schlagartig bewusst, dass gerade jetzt etwas sehr Wichtiges startet. Etwas, das für unsere Kunden und für uns selbst weitreichende Konsequenzen haben wird – in Gestalt von neuen Erfahrungen, erhellenden Aha-Effekten und vielen netten Begegnungen…

Mit unserem neuen Academy-Programm rennen wir offene Türen ein. Das zeigte sich schon bei der allerersten Präsentation auf unserem DOCUFY Anwendertreffen.

Dr. Natalia Schall, Leitung DOCUFY Academy

Und als nach dem Vortrag die ersten geneigten Zuhörer auf mich zukamen und versicherten, sie würden bald ihren Chef nach Freigabe eines Trainingsbudgets bitten, wusste ich: Wir haben den Nerv getroffen. Unser Angebot wird angenommen und gebraucht.

Erste Erfahrungen

Der erste Wurf, das allererste Academy-Trainingsprogramm für die 2. Hälfte 2016, ging in die Breite: Alles Wissenswerte zu unseren Produkten (allen voran – unser Flaggschiff COSIMA) , haben wir in unsere Trainings gepackt. Der neue Publikationskonfigurator, das altbewährte Übersetzungsmanagement, die Spezialfunktionen für Maschinen- und Anlagenbauer, die DTD-Tiefen… und so weiter – kurzum: das ganze Funktionsspektrum von COSIMA eben.
Für das neueste Produkt TopicPilot warteten wir außerdem mit einer Einführungsschulung auf, damit COSIMA go!-Anwender ihre Inhalte mit der mobilen Publikationsplattform einfach und schnell veröffentlichen können.
Wichtig war für uns, die Trainings an den Zielgruppen auszurichten, damit jeder, der zu uns kommt, sich wiederfinden kann – egal ob Technischer Redakteur mit fünfjähriger COSIMA-Erfahrung oder Informationsmanager mit interdisziplinärer Ausrichtung.

Unser Fazit für das erste halbe Jahr? 100% Positiv! Mit der wichtigen Erkenntnis: Die DOCUFY Academy ist in der Welt unserer Kunden angekommen. Immer mehr Anfragen trudeln ein, einige Kunden blocken gleich mehrere Trainingsbudgetposten fürs nächste Jahr oder fragen nach Zusatzterminen in 2017. Auch die stundenbasierten Online-Trainings werden immer beliebter, denn sie erlauben, in kurzer Zeit (und ohne Reiseaufwand) bestehende Know-how-Lücken zu schließen und dadurch einen hohen Nutzen zu erzielen.

Was kommt 2017?

Das bisherige Feedback freut uns natürlich sehr – mit umso mehr Enthusiasmus und Elan sind wir daher an das Trainingsprogramm für die 1. Hälfte 2017 herangegangen.  Im neuen Programm präsentiert sich die DOCUFY Academy konzentrierter. Mit den Trainings „TechDok 4.0“ und „Dokumentation multimedial“ fokussieren wir auf die neuesten Trends und bieten gleichzeitig weiterhin die Klassiker an – wie etwa die COSIMA-, Machine Safety- und TopicPilot-Einstiegstrainings. Außerdem gehen wir noch gezielter auf die Bedürfnisse unserer erfahrenen COSIMA-Nutzer ein, indem wir das Training „Produktivität²“ entwickelt haben –  in enger Absprache mit dem Support und Produktmanagement.

Was steht noch bevor? Eine ganze Menge, und eins ist sicher: Uns, dem Team hinter der DOCUFY Academy, wird es nicht langweilig. Unermüdlich feilen wir an den Hintergrundprozessen, Trainingsunterlagen und neuen Inhalten. Wir bleiben dran, damit unser Angebot immer weiter reift und für Sie noch attraktiver wird.

Last but not least

Besonders wichtig für uns: Ihre Wünsche, Anregungen oder auch Kritik. Per E-Mail, Telefon, im XING-COSIMA-Club oder auch persönlich während der Trainings. Wir freuen uns darauf, die Zukunft der DOCUFY Academy mit Ihnen gemeinsam zu gestalten.

*) Hermann Hesse, „Das Glasperlenspiel“

Titelbild: @alejandroescamillaUnsplash

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Natalia Schall

Natalia Schall studierte Sprachwissenschaften an der Universität Erlangen und arbeitet seit 2012 bei DOCUFY. Im September 2015 hat Natalia die Leitung und den Aufbau der DOCUFY Academy übernommen.

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