COSIMA 7.0 oder: Wie Ihnen unser Redaktionssystem jetzt noch mehr Arbeit abnimmt

Welcher Redakteur wünscht sich das nicht? Sich ausschließlich auf den Inhalt zu konzentrieren, und das (nervige) Drumherum wie Layout-Korrekturen übernimmt das Redaktionssystem quasi von selbst. Das aktuelle Release von COSIMA 7.0, das wir übrigens zur Branchenmesse tekom in Stuttgart präsentierten, macht die Arbeit mit unserer Software jetzt noch komfortabler. Und zwar im Wesentlichen durch drei Neuerungen:  

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Die Technische Doku auf Zukunftsreise – next Stop: Der Informationsraum

Dieser Beitrag erschien ebenfalls im tekom-Blog How to Create and Deliver Intelligent Information .

Starten wir mit einem kleinen Experiment und geben den Begriff Digitalisierung bei Google ein: innerhalb von 0,79 Sekunden erhalten wir über 10 Millionen Treffer. Kombiniert mit dem Begriff „Technische Dokumentation“ dezimiert sich das Ergebnis auf 99.000 Hits – deutlich weniger, aber dennoch aufschlussreich: Denn unter diesen Stichworten findet Google Themen wie Technische Dokumentation 4.0 oder die TechDok als Turbo für die Digitalisierung.

Kurzum: die Digitalisierung hat Einzug in die Nische der Technischen Dokumentation gehalten.

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TopicPilot: Mein Filter – für meine Suche

Hello TopicPilot-Anwender und Interessierte,

„Suchen und Finden“ ist die ureigene Aufgabe von TopicPilot. Aber ab jetzt müssen Sie nicht mehr mit jeder Suchanfrage von Neuem beginnen. Schon immer lässt sich die Suche mit TopicPilot über Facetten schnell einschränken. Und auch der Einstieg über QR-Codes und externe Links wird unterstützt, um schnell an spezifische Informationen zu kommen. Trotzdem kann das Filtern manchmal mühsam sein.

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Informationen für Alle

Die Bereitstellung von Informationen zu gleicher Zeit, an jedem Ort, uneingeschränkt für jeden Redaktionsmitarbeiter fördert Teamarbeit und unterstützt die Ersteller von Content. Gleichermaßen profitiert die „andere Seite“: der Leser einer Doku. Denn er erhält gezielt richtig platzierte Informationen. Doch wie kann dieses Ziel erreicht werden?

Wie wird der Content mobil?

Mobil meint für mich ubiquitär – Datenzugriff zu jeder Zeit an jedem Ort, unabhängig davon, ob der Zugriff über ein mobiles Endgerät oder über einen Computer erfolgt. In diesem Zusammenhang wird in der Branche oft der Begriff „mobile Doku“ verwendet. Um die Uneingeschränktheit zu gewährleisten, müsste auch eine Offline-Version als Backup verfügbar sein. Eine geeignete Umgebung für ubiquitären Content ist das Web, ggf. mit eingeschränktem Zugriff oder nur über Authentifizierung – sofern erforderlich und gewünscht, je nachdem wie kritisch oder sensibel die Daten sind.

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Ein Tag im Leben einer Redaktionsabteilung

Die Dokumentationsabteilung für Lokomotiven der SIEMENS AG befasste sich 2015 mit der Einführung eines Redaktionssystems zur Optimierung redaktioneller Prozesse und hat sich für COSIMA go! von DOCUFY entschieden. In seinem Beitrag beschreibt der Systemadministrator Tobias Zieringer die Einführung des Systems:

…kaum im Büro angekommen, klingelt das Handy und die Vertriebsabteilung möchte wissen, wann die Dokumentation für unseren neuen Kunden fertig wird, ach ja und die Review-Anmerkungen von letzter Woche sollten ja auch noch zeitnah beantwortet werden.

Mein Kollege schaut mich fragend an: „Wann wollen wir denn da noch ein neues Redaktionssystem einführen? Wohin soll es mit dem neuen System gehen? Nehmen wir etwas Fertiges oder fangen wir doch lieber auf der ‚grünen Wiese‘ neu an, und wie geht das mit dem Publikationskonfigurator überhaupt?“
„Schluss jetzt, wir fangen jetzt einfach mal an“, sage ich zu ihm: „Den richtigen Zeitpunkt gibt es sowieso nie wirklich!“

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Arbeiten bei DOCUFY

Bald fertig mit dem Studium – und was dann? Wie nicht wenigen Studenten zuvor, hat auch mir diese Frage schlaflose Nächte bereitet. Nach dem Lehramtsstudium ist der nächste Schritt zwar eigentlich klar, doch wollte ich neben dem Lehrerberuf weitere Berufsfelder erkunden. Wie wäre es vielleicht mit Marketing oder dem Personalbereich? Oder doch lieber etwas in Richtung Vertrieb?

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Information wird intelligent: Der tekom-Rückblick 2016

Wie die Zeit verfliegt: Monatelang haben wir auf die tekom Jahrestagung, das Branchenevent für Technische Kommunikation, hingearbeitet und dann verging die Messe für uns, die mehr als 4.000 Besucher und die rund 170 Aussteller wieder wie im Flug. Dafür waren die drei Messetage vom 08. bis 10. November natürlich umso intensiver, und prall gefüllt mit wichtigen Gesprächen, interessanten Vorträgen, spannenden Branchennews, und dem doch ein oder anderen amüsanten Team-Moment.

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5 Fragen zu COSIMA

Interviewpartner: Holger Matthes, Produktmanager COSIMA

Was ist COSIMA und was kann es?

COSIMA ist das bewährte Redaktionssystem für Technische Dokumentation aus dem Hause DOCUFY. Weltweit arbeiten verschiedene Redaktionen, vom Einzelkämpfer bis zum Großkonzern, damit. Wir bieten die Varianten COSIMA go! und COSIMA enterprise.

Für wen eignet sich die Branchenlösung COSIMA go! und wem bietet COSIMA enterprise einen entscheidenden Mehrwert?

COSIMA go! ist unser Redaktionssystem ready-to-use. Das heißt, es ist sofort einsetzbar und bietet eine vordefinierte Konfiguration beispielsweise für Anwendungen im Maschinen- und Anlagenbau oder für andere Bereiche wie die Software-Dokumentation. Dank der hohen Konfigurierbarkeit und der Scripting-Schnittstelle, können unsere Anwender optimal an ihre täglichen Bedürfnisse anpassen.

COSIMA enterprise hingegen ist unser flexibles Redaktionssystem und richtet sich gezielt an Anwender mit speziellen Anforderungen und dem Wunsch, das Redaktionssystem in eine bestehende IT-Landschaft zu integrieren. Spezifische Schnittstellen zu anderen Systemen und die hochgradige Anpassung des Redaktionssystems zeichnen es aus.

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5 Fragen zu TopicPilot

Interviewpartner: Christoph Beckmann, Produktmanager TopicPilot

Was ist TopicPilot und was kann das Produkt?

TopicPilot ist unsere mobile Publikationsplattform, mit der Anwender Inhalte unternehmens- und kundenweit auffindbar und damit auch verfügbar machen können. Das Entscheidende: TopicPilot ist besonders effizient darin, einzelne Topics, Dokumente, Videos oder Office-Dateien und PDFs superschnell aufzufinden und auf diese zuzugreifen.  Und das Spannende: TopicPilot kann mit den vorhandenen Datenbeständen sofort eingesetzt werden, ohne spezielle Anpassungen. Eine leistungsfähige Volltextsuche ist außerdem wesentlicher Bestandteil der Anwendung und steht im Web sowie offline auf mobilen iOS– und Android-Geräten zur Verfügung.

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Warum Multi-Level-Dokumentation?

Ein Beitrag der Positionierungsagentur claudiusbähr+friends, Forchheim

Als Spezialisten für Unternehmens- und Produktpositionierungen haben claudiusbähr+friends die DOCUFY-Strategie der Multi-Level-Dokumentation mitentwickelt und in Kommunikationsmaßnahmen übersetzt. Die eineinhalb Jahre, in denen wir DOCUFY bei diesem Prozess begleitet haben, waren für uns aus zwei Gründen richtig spannend:

  1. Die Zeit für einen „Take off“ der Technischen Redaktion war ganz einfach reif. Die Idee, den Content Technischer Dokumentationen aus seinen engen Nutzungsgrenzen zu befreien, ist die Antwort auf die elementaren Zukunftsanforderungen unzähliger Unternehmen. Eine Marktperspektive dieses Kalibers zu entdecken, gemeinsam mit einem visionären Kunden, kann sich schon mal ein wenig wie Weihnachten anfühlen.
  2. Die beste Idee der Multi-Level-Dokumentation zählt nichts, wenn die technische Basis zu ihrer Umsetzung fehlt. Genau die war jedoch im DOCUFY-Produktportfolio, insbesondere durch die Neuentwicklung von TopicPilot als mobile Publikationsplattform, bereits angelegt. Dies  als Multi-Level-Dokumentation kommunikativ auf den Punkt zu bringen und darüber eine eigene Kategorie im Markt zu besetzen, war Strategie- und Kreativarbeit.

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