Die Technische Doku auf Zukunftsreise – next Stop: Der Informationsraum
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Die Technische Doku auf Zukunftsreise – next Stop: Der Informationsraum

Dieser Beitrag erschien ebenfalls im tekom-Blog How to Create and Deliver Intelligent Information .

Starten wir mit einem kleinen Experiment und geben den Begriff Digitalisierung bei Google ein: innerhalb von 0,79 Sekunden erhalten wir über 10 Millionen Treffer. Kombiniert mit dem Begriff „Technische Dokumentation“ dezimiert sich das Ergebnis auf 99.000 Hits – deutlich weniger, aber dennoch aufschlussreich: Denn unter diesen Stichworten findet Google Themen wie Technische Dokumentation 4.0 oder die TechDok als Turbo für die Digitalisierung.

Kurzum: die Digitalisierung hat Einzug in die Nische der Technischen Dokumentation gehalten.

Einmal volltanken, bitte! Informationen als Treibstoff der Digitalisierung

Die Reise der TechDok in Richtung digitale Zukunft hat Fahrt aufgenommen, aber was steckt eigentlich dahinter? Nun, die Welt verändert sich, und damit auch die Anforderungen an die Dokumentation:

  • die Produktvielfalt wird immer größer
  • die Varianten immer zahlreicher (durch die starke Individualisierung)
  • „Diffuse Funktionswolken“ statt standardisierter Produkte

Die Digitalisierung hält Einzug in die Nische der Technischen Dokumentation. Und damit ändern sich natürlich auch die Anforderungen an die zu erstellenden Dokumente.

Katharina Gottwald, DOCUFY GmbH

Ein Blick auf das Auto genügt: “Come as you are“, galt früher, als man ein Auto nahm, wie es vom Band kam. Heute wird von zuhause aus bestellt, auf der Couch, vor dem PC – und genau mit der Ausstattung, die man sich wünscht: in schwarz-matt, mit Lederbezug oder Einparkhilfe.

Abbildung 1: Individuelle Konfiguration des Wunschautos per Maus-Click

Das bedeutet aber auch, der Kunde erwartet in der zugehörigen Betriebsanleitung nur die Inhalte, die genau das von ihm konfigurierte Auto beschreiben.

Zudem sollen diese Informationen genau dann verfügbar sein, wenn sie tatsächlich benötigt werden, beispielsweise beim Einparken: Was in puncto Einparkhilfe dann konkret zu beachten ist, steht natürlich im gedruckten Handbuch. Dieses vereint allerdings häufig noch Anleitungen für verschiedene Modellvarianten und ist nicht auf das vorher individuell konfigurierte Fahrzeug zugeschnitten. Und selbst die digitale Variante eines auf den Modelltyp zugeschnittenen Handbuchs, gespeichert als PDF auf Smartphone oder in einer speziellen App, ist noch kein Allheilmittel: Sich für die richtige Info Seite für Seite durch ein PDF kämmen oder mühsam in einzelne Passagen hinein- und herauszoomen zu müssen, kostet viel Zeit und Nerven.

Viel einfacher ist es doch, über die Suchfunktion im Bordcomputer oder einen Sprachbefehl die relevante Information auf Anhieb zu finden: inklusive Verlinkung zu verwandten Themenbereichen, entsprechendem Bild- oder Videomaterial, oder sogar mit Feedback anderer Kunden.

Tschüss Dokument, hallo Topic

Um aber bestimmte Informationen gezielt bereitzustellen und gleichzeitig dem höheren Individualisierungsgrad Herr zu werden, müssen neue Lösungen her. Im Fokus stehen individuelle, für den Nutzer relevante Informationen. Diese in einem einzigen Dokument zu speichern ist jedoch undenkbar und die Strategie des Maximaldokuments, das alle Varianten und Optionen einer ganzen Produktreihe umfasst, führt ins unbeherrschbare Chaos.

Abbildung 2: Individuelle Informationen in einem Dokument zu speichern wird undenkbar

Wir müssen umdenken. Und fangen damit am besten in der Technischen Dokumentation an: Weg vom dokumentorientierten Ansatz hin zum topicorientierten Bedaten. Wir brauchen flexible und in sich abgeschlossene Informationseinheiten, sogenannte Topics. Diese können unabhängig voneinander erstellt und beliebig miteinander kombiniert werden. Und zum Handling der Topics benötigen wir ein intelligentes System, das auch verstanden wird. Den Informationsraum!

Next Stop: Der Informationsraum

Der Informationsraum ist nicht als eigenständiges Softwaresystem zu verstehen, sondern vielmehr als Konzept, das die eindeutige Adressierung oder besser Klassifizierung von Einzelinformationen ermöglicht. Der Informationsraum bildet Objekte aus der realen Welt ab.

So werden in unserem Beispiel also die Informationsbausteine zur Lederausstattung oder Einparkhilfe einzeln erfasst und passend zugeordnet. Weil jedes Topic eine eindeutige Adresse im Raum hat, lassen sich gewünschte Informationen flexibel und für den konkreten Anwendungsfall zusammenstellen und veröffentlichen: Als gedrucktes Dokument, mobil auf dem Smartphone oder in einer Augmented-Reality-Anwendung.

Abbildung 3: Topics werden einzeln erfasst und zugeordnet, als Text, Bild, Office-Datei oder Video

Die Einsatzmöglichkeiten gehen dabei weit über die der Technischen Dokumentation hinaus: Vielmehr können im Informationsraum Informationen zum gesamten Produktlebenszyklus, von der Entwicklung über Marketing und Vertrieb, Installation, Betrieb, Wartung und schließlich Entsorgung verankert werden.

Und auch für die Zukunft ist gesorgt, denn der Informationsraum ist unbegrenzt erweiterbar: Neue Informationen können jederzeit als Topics aufgenommen und entsprechend zugeordnet werden. Beispielsweise Kundenkommentare zur Einparkhilfe, Bewertungen von Usern oder Tipps aus dem Service.

Abbildung 4: Topics wie Kundenkommentare, Bewertungen oder Feedback aus dem Service können jederzeit im Informationsraum aufgenommen und zugeordnet werden

Sie haben Ihr Ziel erreicht: Die Technische Doku als Wissenspool des Unternehmens

Dass gerade die Abteilung der Technischen Dokumentation tonangebend für die Digitalisierung im Unternehmen ist, kommt übrigens nicht von ungefähr: Wer könnte Inhalte besser bereitstellen, als die Technischen Redakteure, die über das meiste Wissen im Unternehmen verfügen? In dieser Abteilung ist alles Know-how zu Produkten, Maschinen, Informationen über ihre Risiken, ihre Bedienung, ihre unterschiedlichen Varianten, Datenblätter, Fotos etc. vorhanden – und das meist schon digital und in schnittstellenfähigen Datenbanken gespeichert.

Über den Informationsraum wird dieser Wissensschatz allen Unternehmensbereichen zugänglich: Der Vertrieb kann beim Kunden alle technischen Details abrufen und bei Bedarf Fotos oder Filme zeigen. Auch der Servicetechniker profitiert, indem er direkt auf dem Display der zu wartenden Maschine entsprechende Maßnahmen zur Fehlerbehebung erhält und seinen Kollegen Tipps zur Umsetzung hinterlässt.

Abbildung 5: Über den Informationsraum können die einzelnen Unternehmensbereiche auf genau die Information zugreifen, die sie gerade benötigen und um weitere Informationen ergänzen

Zugegeben, bis das Konzept Informationsraum in den Redaktionen gelebt wird, ist es noch ein langer Weg – aber Fakt ist: Um künftig erfolgreich zu sein, ist es für Unternehmen unerlässlich, alle geschäftsrelevanten Informationen zu konsolidieren und für verschiedenste Zwecke verfügbar zu machen. Sobald aber die Abteilung der Technischen Dokumentation zum Wissenspool eines Unternehmens geworden ist, ist das Ziel erreicht: Und die Zukunft der Technischen Dokumentation gelingt.

Weitere Informationen zum Informationsraum gibt es hier.

*In fernerer Zukunft gibt es natürlich noch andere Optionen: Vielleicht ist das Auto dank Künstlicher Intelligenz dann schon schlau genug, um Störungen direkt selbst zu erkennen und entsprechende Lösungsvorschläge anzubieten. Bis es soweit ist, vergeht aber sicher noch etwas Zeit … 🙂

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Katharina Gottwald

Katharina Gottwald studierte Volkswirtschaft in Würzburg. Seit 2015 leitet sie das Team Marketing und Kommunikation bei DOCUFY.

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