Informationen für Alle

Informationen für Alle

Die Bereitstellung von Informationen zu gleicher Zeit, an jedem Ort, uneingeschränkt für jeden Redaktionsmitarbeiter fördert Teamarbeit und unterstützt die Ersteller von Content. Gleichermaßen profitiert die „andere Seite“: der Leser einer Doku. Denn er erhält gezielt richtig platzierte Informationen. Doch wie kann dieses Ziel erreicht werden?

Wie wird der Content mobil?

Mobil meint für mich ubiquitär – Datenzugriff zu jeder Zeit an jedem Ort, unabhängig davon, ob der Zugriff über ein mobiles Endgerät oder über einen Computer erfolgt. In diesem Zusammenhang wird in der Branche oft der Begriff „mobile Doku“ verwendet. Um die Uneingeschränktheit zu gewährleisten, müsste auch eine Offline-Version als Backup verfügbar sein. Eine geeignete Umgebung für ubiquitären Content ist das Web, ggf. mit eingeschränktem Zugriff oder nur über Authentifizierung – sofern erforderlich und gewünscht, je nachdem wie kritisch oder sensibel die Daten sind.

Seit 2014 befragt die tekom ihre Mitglieder auch im Bereich mobiler Doku. Seitdem hat sich nur wenig verändert. 2014 war für 50,7% der Befragten mobile Doku ein Thema, 2016 für 56,2%. Für 9,2% der Befragten war dieses Thema bereits Teil des Prozesses – 2016 ist die Zahl auf 12,7% gestiegen (für 2015 liegen keine Zahlen vor).

tekom Branchenkennzahlen zur mobilen Dokumentation
Abb. 1: Branchenkennzahlen Mobile Dokumentation

In einem kleineren Rahmen hat eine Umfrage während meines Studiums ergeben, dass Website/Web-App, PDF und native App als Ausgabemedium für digitale Inhalte favorisiert werden.

Favorisierte Ausgabemedien für digitale Inhalte
Abb. 2: Umfrage zu favorisierten Ausgabemedien

Implizites Wissen explizit machen

Technische Redakteure verfügen über einen Wissensschatz (implizites Wissen), welches explizit gemacht werden sollte. Dieses Wissen ist nicht nur für Redakteure sondern auch für ganz anderen Abteilungen des Unternehmens von Bedeutung. Allerdings ist es oft zeitlich nicht möglich, das gesamte, recherchierte und aufgebaute Wissen festzuhalten, gerade wenn Liefertermine eingehalten werden müssen. Wenn Redakteure durch ein Tool unterstützt werden und Wissen teilen sowie kollaborativ optimieren und erweitern, ist das für die Teamarbeit und den Informationsfluss sowie das Endergebnis ausgezeichnet. Die Informationen können z.B. in einem Content-Mangement-System abgebildet und über ein Content-Delivery-Portal dynamisch bereitgestellt werden. Die Publikation erfolgt immer on Demand, d. h. immer auf Abruf mit den aktuell vorliegenden Infos und angepasst an die Suchanfrage.

Die Idee Wissen zu dokumentieren ist gut und wird weiterhin die Grundlage bleiben, Informationen bzw. Content zu erstellen, aber wichtiger ist es, die Informationen zielgruppen-, medien- und situationsgerecht bereitzustellen und mit Metainformationen auszustatten. Dadurch können Inhalte gezielt gefiltert werden und der Nutzer gelangt auf direktem Wege zu den gesuchten Infos. So sollte nicht nur die Beschreibung im Vordergrund stehen, vielmehr sollte der Nutzer und Leser der Infos in den Fokus rücken. Ich nenne das Doku-Experience.

Der Nutzer oder Redakteur holt sich die Informationen nach dem Pull-Prinzip. Eine gezielte Push-Mitteilung über Neuerungen oder Neuigkeiten kann eine gute Ergänzung sein. Dazu sollte er einstellen können, welche Infos er erhalten möchte. Um das zu gewährleisten, müssen die Daten strukturiert vorliegen – damit sie maschinenlesbar sind – und vor allem mit Metainformationen ausgestattet sowie klassifiziert sein, damit sie gezielt angesprochen und gefiltert werden können. Etablierte Suchmechanismen sollten ebenfalls berücksichtigt werden.

Diese „intelligente Informationsbereitstellung“ hat sich in der TD-Branche noch nicht deutlich durchgesetzt, das Verhalten hier ist noch etwas zaghaft. Ich glaube, viele schauen noch, wie sich das Thema entwickelt. Aktuelle Branchenkennzahlen (tekom 2016) zeigen, dass lediglich bei 10,4% der befragten Unternehmen die „intelligente Informationsbereitstellung“ Teil des Prozesses ist, 44,2% hingegen beschäftigen sich gar nicht damit.

Standard für Klassifikation

Für die Klassifikation bzw. für Basic-Metadaten einen Standard zu entwickeln, halte ich für wichtig. Intrinsische Metadaten, die den Informationsbaustein beschreiben, können im Standard definiert werden. Diese Vorgabe wirkt sich positiv in der Datenverarbeitung aus, vor allem wenn auch externe Informationsquellen in ein Portal (z. B. Content-Delivery-Portal) gespeist werden. Eine tekom-Arbeitsgruppe beschäftigt sich mit diesem Thema (iiRDS).

Es bleibt abzuwarten, was sich in diesem Bereich entwickelt, die „großen“ CMS-Anbieter sind jedenfalls für die Verlagerung von Dokumentation zum Informationspool gewappnet und stellen bereits entsprechende Möglichkeiten zur Verfügung.

Quellen/Links:

Abb 1.: http://www.tekom.de/fileadmin/Dokumente/de/tekom_2016-07-01_Branchenkennzahlen_2016_DE.pdf

Abb. 2: http://mobdok.de/wp-content/uploads/2015/07/Umfrage_Medien_Frage2_Hellmich-Kling-Laengle.jpg

http://www.tekom.de/fileadmin/Dokumente/de/tekom_2014_Branchenkennzahlen_de.pdf

http://mobdok.de/2014/11/mobile-doku-zahlen/

http://mobdok.de/2015/07/exkurs-medien-digitale-inhalte/

http://mobdok.de/2016/09/mobile-dokumentation-teil3/

http://mobdok.de/2016/07/mobile-dokumentation-teil2/

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Heike Hellmich

Heike studierte Technische Redaktion (Bachelor) und Kommunikation und Medienmanagement (Master) an der HS Karlsruhe. In ihrer Freizeit beschäftigt sie sich mit Zukunftstrends und aktuellen Entwicklungen in der TechDok-Branche und schreibt auch gerne darüber. Außerdem erstellt sie bei Bosch Technische Informationen für Kunden aus der Automobil- oder technischen Industrie: Von der Konzeption über Projektmanagement bis hin zur Produktoptimierung – je nach Kundenwunsch. Daneben ist sie ehrenamtlich in der tekom tätig (Fachausschuss Aus- & Weiterbildung, Tagungsbeirat).

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