Ein Tag im Leben einer Redaktionsabteilung
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Ein Tag im Leben einer Redaktionsabteilung

Die Dokumentationsabteilung für Lokomotiven der SIEMENS AG befasste sich 2015 mit der Einführung eines Redaktionssystems zur Optimierung redaktioneller Prozesse und hat sich für COSIMA go! von DOCUFY entschieden. In seinem Beitrag beschreibt der Systemadministrator Tobias Zieringer die Einführung des Systems:

…kaum im Büro angekommen, klingelt das Handy und die Vertriebsabteilung möchte wissen, wann die Dokumentation für unseren neuen Kunden fertig wird, ach ja und die Review-Anmerkungen von letzter Woche sollten ja auch noch zeitnah beantwortet werden.

Mein Kollege schaut mich fragend an: „Wann wollen wir denn da noch ein neues Redaktionssystem einführen? Wohin soll es mit dem neuen System gehen? Nehmen wir etwas Fertiges oder fangen wir doch lieber auf der ‚grünen Wiese‘ neu an, und wie geht das mit dem Publikationskonfigurator überhaupt?“
„Schluss jetzt, wir fangen jetzt einfach mal an“, sage ich zu ihm: „Den richtigen Zeitpunkt gibt es sowieso nie wirklich!“

Erst einmal müssen wir den Mitarbeitern von DOCUFY unser Anliegen erklären. Schienenfahrzeuge haben durchaus komplexe Anforderungen an die Dokumentation. Neben zahlreichen Normen und Richtlinien, gibt es auch noch viele interne Festlegungen zu berücksichtigen. Verständlicherweise möchten auch unsere Kunden immer noch ihre individuelle Note mit einbringen.

Wieder klingelt das Handy

„…die Mitarbeiter von DOCUFY möchten am Empfang abgeholt werden“, teilt mir eine Stimme mit.

Viele Stunden später sind wir auf beiden Seiten zufrieden mit unseren Ergebnissen und das Gerüst steht:

  1. Das Redaktionssystem COSIMA go! soll es werden. Aber mit eigenen Anpassungen. Warum? Ja warum das Rad denn immer neu erfinden, wenn wir doch ein bereits bestehendes und sehr ausgereiftes System nutzen können!
  2. Statt herkömmlicher Rahmendokumente wollen wir von Beginn an den Publikationskonfigurator einsetzen. COSIMA erlaubt zwar natürlich das Zusammenstellen von Dokumenten aus Topics per Drag-and-drop und das Filtern individueller Anleitungen aus Masterdokumenten. Aber mit Hilfe des Publikationskonfigurators können wir unsere produktspezifischen Dokumentationen auf Basis einer Produktkonfiguration auch vollautomatisch generieren.

PI-Fan wir kommen!

Bevor wir aber jetzt richtig durchstarten konnten, stand die Klassifikation unserer Inhalte auf dem Programm. Wir haben uns dabei für die PI-Klassifikation nach Prof. Dr. Ziegler entschieden. Wie bereits erwähnt hatten wir zahlreiche Einflussfaktoren, die zunächst gar nicht so recht zu den uns bekannten Beispielen (PI-Fan) aus der PI-Klassifikation passen wollten. Einige Male mussten wir einen Schritt zurückgehen oder eine Nacht darüber schlafen. Schnell merkten wir aber, dass es viel leichter ging, wenn man sich zunächst nur einen kleinen Teil der Gesamtdokumentation und deren Klassifikation dafür vornahm. Erst im zweiten Schritt wurde diese Klassifikation dann für den Rest der Dokumentation erweitert. So schafften wir es dann doch, unsere PI-Klassifikation erfolgreich aufzustellen.

PI-Klassifikation Siemens AG
© Tobias Zieringer; SIEMENS AG

Fertig!

„Keine Frage“, sage ich zu meinem Kollegen, „ein Wechsel im laufenden Betrieb bringt viele Fragen und Aufgaben. Die Entscheidung für COSIMA go! hat uns viele offene Fragen bereits vorab abgenommen und wir konnten uns gezielt mit unseren speziellen Anforderungen zu möglichen Erweiterungen befassen“:

  • Automatische Wiederverwendung:
    Dank Verwendung des Publikationskonfigurators kein Problem!
  • Ready für Multi-Level-Dokumentation und Industrie 4.0?
    Auf jeden Fall! Und das wegen dem Publikationskonfigurator mit PI-Klassifikation und unserem COSIMA go! mit TopicPilot-Schnittstelle
  • Vielzahl von Ausgabeformaten im Siemens Corporate Design
  • Automatische Erstellung von Wartungsplänen, Änderungsverzeichnissen, Referenzdokumentenverzeichnissen, usw.
  • Und: Übersetzungsschnittstelle zum Siemens Global Translation Service

Einführungszeit (Spezifikation bis Go-Live): 9 Monate

Und bevor wieder das Handy klingelt, beginne ich schon einmal mit der Beantwortung der Review-Anmerkungen.

 

visage

Tobias Zieringer

Tobias Zieringer ist Projektverantwortlicher Kundendokumentation in der Dokumentationsabteilung für Lokomotiven der SIEMENS AG.

One thought on “Ein Tag im Leben einer Redaktionsabteilung”

  1. Hallo Herr Zieringer,

    sobald man mal das Konzept von PI verstanden hat und ohne Stottern die Worte „intrinsisch“ und „extrinsisch“ aussprechen kann, ist der Rest des Weges einfach.
    Manchmal muss man auf dem Weg vielleicht noch die eine oder andere heilige Kuh schlachten, aber das Gesamtkonzept funktioniert!
    Immer!!!

    Wir User müssen uns nur darum kümmern, eine saubere Klassifizierung zu basteln. Der Rest läuft dann unter der Haube bei Cosima.

    Leider stellt man bei der Klassifizierungsarbeit meistens fest, dass die eigenen Vorgaben nicht immer logisch sind. In diesem Zusammenhang trägt die Redaktionsabteilung vielleicht noch ein wenig zur Produktverbesserung bei.

    Wir sind gerade noch in der Anfangsphase der Klassifizierung. Aber das Ziel ist klar.

    Ihnen zuerst mal: Respekt!
    9 Monate ist nicht viel.

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